ניהול משימות

עקבו בקלות אחרי משימות שקיבלתם או העברתם

ניהול משימות הוא תהליך הכולל תכנון, בדיקה, מעקב ודיווח. החל מקבלת המשימה ודרך הביצוע שלה, ניהול משימות יכול לסייע להשיג מטרות ביעילות רבה יותר, בין אם זו משימה  יחידית או בין אם זו משימה קבוצתית של מספר אנשים המעוניינים לחלוק ולשתף ידע להשגת מטרות קולקטיביות. יתר על כן, ניהול משימות עשוי להוות חלק נכבד בניהול פרויקטים והוא יכול לשמש בסיס לעבודה יעילה בארגון.

למה צריך תוכנה לניהול משימות?

היכולת לעקוב אחר המשימות ולנהל אותן במקביל כולל ניהול צוות אנשים, לוחות זמנים ופגישות תאפשר להגיע לביצועים טובים יותר ולכן תוכנת ניהול משימות היא כלי הכרחי ומכריע עבור הצרכים העסקיים של הארגון. באמצעות תוכנה לניהול משימות תוכלו לקבל כל פיסת מידע שתעזור לכם לעקוב אחר הפרויקט באופן ברור וחלק . למשל, אם הפרויקט מתעכב, זה יכול לקחת זמן לקבל תובנה לגבי המקור המדויק של הבעיה וזה מלחיץ. תוכנה לניהול משימות מאפשרת שליטה יעילה בזמן אמת כדי לשפר את זרימת העבודה ללא התעכבות מיותרת.

חשיבות זרימת התקשורת

תוכנת ניהול משימות יודעת לתעדף משימות חשובות יותר באמצעות קודי צבע ובדרך מצוינת לעקוב אחר התקדמות המשימה על להשלמתה והיא מאפשרת להגדיר לוחות זמנים ולעקוב ולהתריע במידה וישנה חריגה. המערכת מסייעת לשמור על עמידה בלוחות זמנים תקינים ועל זרימת עבודה רציפה ללא הפרעות וללא עיכובים וסיום פרויקטים בזמן. מערכת ניהול משימות מבטלת את הצורך שלך לזכור את כל המשימות בראש ומאפשרת לך להיות הרבה יותר פרודוקטיבי.

ניהול פרויקטים ביעילות עם תוכנת ניהול משימות של ZOHO

עם תוכנת ניהול המשימות של Zoho CRM תוכל להשקיע יותר זמן כדי להשלים משימות ופחות זמן לנהל את זה. מודול ניהול המשימות מסייע לך לעקוב ביעילות אחר התפתחות המשימה להגדיר משימות חשובות יותר וחשובות פחות. לשלוח תזכורות דוא"ל לעקוב אחר התקדמות הפרויקט. בנוסף ניתן גם להמיר הודעות דוא"ל לתוך משימות. תוכנת ניהול המשימות של זוהו לומדת לתעדף את המשימות החשובות יותר בשביך ומנהלת את ביצוע המשימות בהתאם.

היתרונות העיקריים של תוכנת ניהול המשימות

• שליטה מלאה מממשק ניהול מרכזי אחד
  עוזר לך לארגן, להקצות ולתעדף משימות באמצעות קודי צבע.
  מפריד פרויקטים מורכבים למשימות רבות, קשורות או תלויות.
  משלב את כל העבודה כדי להבטיח מוצר איכותי עבור הלקוחות במחיר מוזל.
  מבטל את הצורך לזכור את כל המשימות והופך אותך פרודוקטיבי יותר על ידי שליחת תזכורות בזמן.
  מאפשר לך להגדיר מטרות ואבני דרך, לעקוב אחר התוצרים ולנהל זמנים.

פיצ'רים מרכזיים במערכת ניהול משימות

הפעל את הטיימר עבור משימות
ניתן להפעיל את הטיימר למשימה שתקליט את שעות העבודה בפועל. לאחר השלמת המשימה, תוכל לעצור את הטיימר. ואת הערכים שלך נרשמים באופן אוטומטי את גיליון time.You יכול להיכנס זמן משימות יומי או שבועי על בסיס הנוחות שלך בקלות לחשב את שעות לחיוב ולא לחיוב עבור כל פרויקט.

סמלי משנה
מחיצות משנה משמשות לפצל את המשימה ההורה למספר משימות ילדים שניתן להקצות ולעקוב בנפרד בפרויקט. פיצול משימות למשימות קטנות יותר, כלומר, מבנה התפלגות העבודה מספק לעתים קרובות תמונה טובה יותר של התקדמות הפרויקט.

הצג משימות
באפשרות התוכנה להציג משימות בתצוגות שונות כדי לעזור לך להסתכל על משימות מנקודות מבט שונות ולספק מעמד מובהק של הפרויקט תוצר.

דוחות משימות
באפשרותך להציג באופן מיידי דוחות משימות תחת משימות ואבני דרך. דוחות המשימות מספקים תצוגה מאוחדת של כל המשימות הפתוחות והסגורות שלך, בפרויקט שנבחר. אתה יכול ללחוץ ולהציג פרטים של כל בעל, ציון דרך או עדיפות.

עדכון משימות בלייב
ניתן לעדכן את המשימות באופן סלקטיבי או בכמות גדולה. ב'תצוגה קלאסית ', באפשרותך לסגור משימות, לקבוע עדיפות, לשנות את בעל המשימות ולהעביר משימה מרשימת משימות אחת לאחרת. באפשרותך לסגור משימות, לקבוע עדיפות ולשנות את שותפי המשימות.

הגדרת תזכורות משימה והמשך
עם תזכורות משימה ב Zoho פרוייקטים, אתה יכול להישאר עם האצבע על הדופק לגבי מה קורה עם המשימה באמצעות תזכורות דוא"ל ובזמן, כך שלא ניתן יהיה לפספס משימות חשובות בפרוייקט . בנוסף ניתן גם להגדיר את משך המשימה בימים או שעות על בסיס הצורך בפרויקט .

קביעת זמנים והגדרת שעות עבודה 
בכל פרויקט, תאריך ההתחלה של המשימה, תאריך הסיום, זמן ההתחלה, שעת הסיום ומשך הזמן מחושבים בהתבסס על תצורת 'שעות עבודה'. עכשיו אתה גם יכול להגדיר באופן אוטומטי את תזכורת למשימה ליום העסקים הקודם אם זה נופל על סוף שבוע.